Wie Sie in vier Stunden Arbeit am Tag so viel erledigen können wie andere in 9 Stunden


 
von Udo Gollub

Wie Sie in vier Stunden Arbeit am Tag so viel erledigen können wie andere in 9 Stunden

 
Hier erfahren Sie, wie Sie enorm produktiv werden können.
 
Wir zeigen Ihnen heute, wie Sie in nur wenigen Stunden so viele Aufgaben abhaken können, für die Sie früher einen ganzen Tag gebraucht hätten.
 
Dadurch werden Sie deutlich mehr Zeit haben, beispielsweise neue Sprachen zu lernen!

Ihr neues Aufgabensystem

Um Ihre Produktivität zu steigern, müssen Sie sich zunächst ein neues Aufgabensystem erarbeiten.
 
Dies kann zum Beispiel eine Box mit drei Fächern sein, die mit „Sofort“, „nächste Woche“ und „nächster Monat“ beschriftet sind. Sie können dieses Fächersystem auch elektronisch anlegen, zum Beispiel in einem digitalen Kalender oder mit Hilfe von E-Mail-Ordern.
 
Wichtige Termine sollten Sie in einem digitalen Kalender markieren.
 
Bitte beachten Sie, dass Sie alle Aufgaben an einem Ort aufbewahren. Nur so können Sie den Überblick bewahren.
 
Entscheiden Sie bei allen Aufgaben, die Sie erledigen möchten und auch bei allen Aufträgen oder E-Mails, die Sie in Ihrem Postfach finden:
  1. sofort erledigen
  2. oder
  3. auf die Aufgabenliste setzen
  4. oder
  5. delegieren an andere
  6. oder
  7. löschen

Die vier Kategorien von Aufgaben

Hier erklären wir Ihnen, wie Sie mit den sortierten Aufgaben umgehen:
 
1. Kategorie: „Sofort erledigen“ Alle Aufgaben, die weniger als drei Minuten in Anspruch nehmen, sollten Sie sofort erledigen, damit Sie den Kopf frei haben für Wichtiges. Wenn Sie eine rasch bewältigbare Aufgabe erst aufschreiben und später erledigen, so sind Sie vielleicht eine Minute damit beschäftigt, diese zu notieren, obwohl die Aufgabe selbst nur eine Minute in Anspruch nehmen würde!
 
2. Kategorie: „Aufgabenliste für später“ Tragen Sie Aufgaben, die Sie später erledigen möchten, in eine Arbeitsliste – sprich: Ihrem Terminkalender ein – oder legen Sie eine Notiz im oben beschriebenen Aufgabensystem ab.
 
3. Kategorie: „Delegieren“ Delegieren Sie alle Arbeiten, die jemand anderes mit der Hälfte Ihres Stundenlohnes erledigen kann. Wenn Sie z.B. durchschnittlich 40 Euro pro Stunde verdienen, so erstellen Sie eine Liste mit allen Arbeiten, die Sie gerne vergeben würden und die jemand anderes für maximal 20 Euro pro Stunde erledigen könnte. Dafür können Sie entweder jemanden einstellen oder die Arbeiten freiberuflich vergeben.
 
4. Kategorie: „Löschen“ Jeder Mensch wird tagtäglich mit sinnlosen Aufgaben konfrontiert, bei denen es besser wäre, diese nicht zu erledigen. Dies können sein:
  • überflüssige Besprechungen und Meetings
  • sinnlose E-Mail-Anfragen
  • alle paar Minuten E-Mail-Eingang anschauen
  • lange Telefonate führen, die sich per E-Mail viel schneller erledigen lassen könnten
Lesen Sie hierzu einen interessanten Artikel über „das Pareto-Prinzip“. Dieses Prinzip besagt, dass 80 % der Zeit nur 20% des Nutzens bringen. Anders gesagt, bereits mit 20% der Zeit würden Sie 80% Ihrer Ziele erreichen!

Drei Aufgaben des Tages

Nehmen Sie sich in den letzten zehn Minuten eines Arbeitstages Zeit, drei Aufgaben für den nächsten Tag festzulegen.
 
Fangen Sie jeden Arbeitstag mit so einer Liste an.
 
Erledigen Sie die wichtigste Aufgabe dieser Liste, BEVOR Sie irgendetwas anderes machen – also beispielsweise auch, bevor Sie Ihre E-Mails lesen.
 
Eine dieser Aufgaben könnte zum Beispiel darin bestehen, Ihren Shop voranzubringen oder etwas Neues zu entwickeln.
 

Der richtige Zeitpunkt zum E-Mails lesen

Lesen Sie nur noch zwei- bis dreimal am Tag Ihre E-Mails und schalten Sie die automatischen Benachrichtigungen bei neuen E-Mails ab. Wenn Sie permanent Ihre E-Mails kontrollieren, werden Sie permanent von Ihrer Arbeit abgelenkt.
 
Haben Sie schonmal Ihren Laptop mit auf den Balkon genommen und dort (ohne Internetanbindung) Arbeiten verrichtet? Probieren Sie das aus! Sie werden erstaunt sein, wie effizient Sie arbeiten können, wenn Sie nicht durch neue Mails oder Pop-Ups abgelenkt werden.
 
Wenn Sie sehr viele E-Mails beantworten müssen, rufen Sie alle E-Mails auf einmal ab und schalten Sie dann Ihr E-Mail-Programm in den Offline-Modus.
 
Wenn Sie nun Ihre E-Mails beantworten, werden diese erst abgeschickt, wenn Sie wieder in den Online-Modus wechseln. Sie erhalten zudem keine weiteren, neuen E-Mails. Damit vermeiden Sie auch, dass Sie bereits während des Beantwortens der Mails Antworten auf Ihre gerade gesendeten Mails erhalten.
 
Verfahren Sie mit allen E-Mails, in denen Aufträge an Sie stehen, so wie oben unter „Aufgabensystem“ beschrieben.
 

Der schnelle Weg zu Ihrem perfekten E-Mail-Konto

Ich empfehle Ihnen aus Gründen der Seriosität, dass Sie sich eine eigene Domain einrichten. Diese erhalten Sie bereits für weniger als einen Euro pro Monat – lesen Sie einfach die Werbung in einer beliebigen Computerzeitschrift, dort inserieren alle großen Anbieter dieser Dienstleistung (Hoster).
 
Richten Sie sich danach eine E-Mail-Adresse ein, die Sie per IMAP abrufen können. Bei IMAP verbleiben alle E-Mails immer auf dem Server. Sie können (wie bei den Freemailern) beliebig viele Unterordner anlegen.
 
Große Hoster wie „1und1“ oder „Strato“ bieten Postfächer mit über einem Gigabyte an Datenspeicher an. Nach über 10 Jahren ist mein persönliches Postfach erst zu 12% gefüllt; mein IMAP-Konto wird daher voraussichtlich mein ganzes Leben lang nie zu klein – und dass, obwohl ich alle Mails aufhebe, selbst die mit Anhang.
 
Dadurch, dass alle E-Mails immer auf dem Server bleiben, haben Sie immer und überall darauf Zugriff, von jedem x-beliebigen Linux- oder Windowsrechner und sogar mit dem USB-Stick im Internetcafé in Thailand.
 

So arbeiten wir bei Sprachenlernen24:

Die oben genannten Arbeitsregeln werden von jedem unserer Mitarbeiter angewandt. Dadurch haben wir bereits eine enorme Effizienz erreicht. Dies ist auch der Grund dafür, weshalb wir bereits so viele Sprachkurse entwickelt haben und diese trotz der hohen Qualität so günstig anbieten können.
 
Im Folgenden erfahren Sie, wie unsere Infrastruktur aufgebaut ist und wie Sie durch ähnliche Arbeitsweisen ebenso effizient werden können.

Das perfekte Betriebssystem

Seit einigen Jahren arbeiten wir ausschließlich mit Ubuntu Linux.
 
Dieses Betriebssystem lässt sich auch zusätzlich zu Windows installieren und ist mittlerweile soweit ausgereift, dass es praktisch jeder versteht. Unsere Mitarbeiter empfinden Ubuntu mittlerweile als wesentlich leichter zu bedienen als Windows. Zudem gibt es hierbei auch keine Viren, die den Rechner infizieren oder beschädigen könnten!
 
Seitdem wir Ubuntu Linux einsetzen, benötigen wir auch keinen Systemadministrator, da das Betriebssystem innerhalb von einer halben Stunde (inklusive aller Software!) installiert werden kann – komplett ohne Vorkenntnisse.

Unser E-Mail-Programm

Wir verwenden Thunderbird als E-Mail-Programm.
 
Dieses Programm funktioniert unter Windows und Linux und lässt sich außerdem auf einem USB-Stick installieren.
 
So hat jeder von uns Thunderbird stets dabei und kann auch an Fremdrechnern jederzeit problemlos seine E-Mails lesen.
 
Unsere Mitarbeiter nehmen den USB-Stick auch in den Urlaub mit und können so überall auf der Welt ihre Mails empfangen ohne auf Programme (z.B. den Browser) der fremden Rechner angewiesen zu sein.

Weitere Softwareempfehlungen

  • Firefox (Internet Browser):
    www.mozilla-europe.org/de/firefox/
    oder für den USB-Stick: www.portableapps.com/
     
  • OpenOffice: Kostenloses Tabellenkalkulations- und Textprogramm: Erspart Ihnen die Anschaffung von Word und Excel – ohne, dass Sie auf etwas verzichten müssten.
    openoffice.org
    oder für den USB-Stick: www.portableapps.com
     
  • Skype:
    Kostenloser Messenger. Wenn Sie Ihr Skype-Konto für einige Euro mit „Skype Credits“ aufladen, können Sie von Ihrem Laptop aus weltweit richtige Telefone anrufen, egal wo Sie sich befinden. Anrufe nach Deutschland kosten beispielsweise nur etwa 0,02 Euro/Min.
     
    Ideal für den Urlaub; W-Lan oder andere Internetverbindung ist hierbei erforderlich.
    www.skype.com
     
  • Dropbox:
    Dropbox ist ein Programm, dass Files zwischen mehreren Computern syncronisiert. Wer es installiert hat und Dateien im Dropbox-Ordner speichert, dessen Daten werden bei Dropbox gespeichert und auf allen Rechnern, die man benutzt, syncronisiert.
    Zudem sind von Dateien alle Änderungen der letzten 30 Tage abrufbar.
    Dropbox ist damit ideal für alle, die zum Teil zu Hause, zum Teil im Büro arbeiten - denn nun müssen keine Daten mehr hin- und hertransortiert werden.
     
    Klicken Sie einfach auf die Dropbox-Seite und melden Sie sich an.
    Bitte klicken Sie danach auf die Download-Seite und installieren Sie die Software.
     
    Dropbox gibt es für Android und fürs iPhone.
     
  • Evernote:
    Mit Evernote können Sie mit dem Handy Notizen machen, Fotos schießen und Sprachaufnahmen machen, diese werden anschließend auf dem Evernote-Server für immer gespeichert und können jederzeit abgerufen werden - auch auf der Homepage von Evernote vom PC aus.
    Damit haben Sie immer einen perfekten Notizblock dabei.
    Text auf Fotos (z.B. wenn man Visitenkarten oder eine geduckte Seite abfotografiert) ist jederzeit suchbar.
     
    Evernote gibt es für Android und fürs iPhone.

Die ideale Computer-Infrastruktur

Unsere Mitarbeiter arbeiten mit einem festen Computer, der über einen 22- oder 24-Zoll Bildschirm verfügt. Je größer der Bildschirm, desto größer die Produktivität, denn so kann man immer mehrere Programme gleichzeitig geöffnet haben und man bewahrt stets den Überblick.
 
Für Webdesign-Aufgaben kann man z.B. einen Editor und den Internetbrowser gleichzeitig nebeneinander geöffnet halten und sieht so immer direkt alle Änderungen.
 
Jeder Mitarbeiter verfügt außerdem über einen großen Laptop für zuhause sowie über ein Netbook für unterwegs (mit 10-Zoll-Display), denn mit einem Gewicht von lediglich 1,3 kg nimmt man einen solchen Computer wirklich immer mit.

Keine festgelegten Arbeitszeiten

Unsere Mitarbeiter haben keine festen Arbeitszeiten. Wer inspiriert ist, arbeitet auch mal am Sonntag oder sogar im Urlaub. Wer unter der Woche bei gutem Wetter lieber draußen etwas unternimmt, arbeitet auch mal gar nicht. Dies hat bei uns die Produktivität enorm erhöht, ebenso wie die Zufriedenheit. In den vergangenen fünf Jahren hat daher kein Arbeitnehmer gekündigt!
 
Man könnte auch sagen: Arbeiten Sie am verregneten Sonntag, aber gehen Sie am sonnigen Montag ins Freibad!
 

Weiterführende Literatur:

„Die 4-Stunden-Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben“, Timothy Ferriss, ISBN 9783430200516
 
„Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“, David Allen, ISBN 978-3937051451
 

 
 

Über den Autor

Udo Gollub hat Bauingenieurwesen studiert, entschied sich danach aber für seine große Leidenschaft, Sprachen und Reisen. Er reiste 36 Monate um die Welt und besuchte dabei 42 Länder. Ein Jahr davon verbrachte er in Südostasien und Indien, ein weiteres in Frankreich und Spanien.
 
In dieser Zeit lernte er auch die Sprachen besser kennen, so spricht er neben seiner Muttersprache Deutsch noch fließend Englisch, Französisch und Spanisch, außerdem kann er sich auf Hindi verständigen.
Er hat zudem Grundkenntnisse in Chinesisch.
 
Udo Gollub lebt in einer zweisprachigen Ehe.
"Beim Reisen bin ich auf Fremdsprachen angewiesen. Ich spreche außerdem mit meiner Familie Französisch - dies hat mir enorm dabei geholfen, die Sprachkurse so zu entwickeln, dass der Wortschatz auch wirklich relevant ist."
 
Udo Gollub hat Sprachenlernen24 gegründet und ist der Geschäftsführer. Er entwickelt laufend neue Lernkonzepte und Sprachkurse.
 
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